Plan je projecten als één groot blok of werk je met nette, opgesplitste stukjes? Beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen, en in deze blog gaan we dieper in op dit onderwerp.. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Drie redenen om je project op te splitsen
Het opdelen van een project in verschillende onderdelen kan om verschillende redenen nuttig zijn. Hier zijn drie belangrijke redenen om je project op te splitsen:
Budget- en tijdsbewaking
Het opsplitsen van een project in activiteiten stelt je in staat om meer controle te krijgen over het budget en de bestede uren. Door per activiteit uren te begroten en tijdens het project de werkelijk bestede uren bij te houden, kun je eventuele overschrijdingen vroegtijdig signaleren. Als medewerkers meer uren besteden dan begroot, kan de planner tijdens de uitvoering van het project hierop inspelen en maatregelen nemen om de overbesteding te beperken.
Als het project niet is opgesplitst, wordt het verschil tussen de begrote en werkelijke uren pas na afronding van het project duidelijk. Op dat moment is het echter te laat om tijdig actie te ondernemen. Door het project op te splitsen, kan de planner zien waar er te veel uren worden besteed en hiervan leren voor toekomstige projecten.
Facturatie specificeren
Een andere reden om een project op te splitsen is om tegemoet te komen aan de wensen van de klant met betrekking tot facturatie. In sommige gevallen wil de klant een gedetailleerde specificatie van de verrichte werkzaamheden op de factuur zien. Dit komt vooral voor bij projecten waarbij de gewerkte uren achteraf worden gefactureerd. De klant wil dan precies weten waar de uren aan zijn besteed. Als er een vaste prijs is afgesproken, is dit meestal minder relevant voor de klant.
Communicatie van werkzaamheden
Het opsplitsen van een project kan ook helpen bij de communicatie van werkzaamheden. Door elke activiteit een specifieke naam te geven, weten medewerkers meteen wat ze moeten doen. Dit vereenvoudigt het communicatieproces en zorgt ervoor dat medewerkers inzicht hebben in de opbouw van het project en de onderlinge afhankelijkheden tussen activiteiten. Zo weten ze van welke collega en welke activiteit ze afhankelijk zijn voor hun eigen werk. Dit bevordert de communicatie en afstemming tussen collega’s.
Hoe kun je een project opsplitsen?
Er zijn drie manieren om een project op te splitsen, variërend van gedetailleerd tot meer overzichtelijk:
Op activiteit:
Het project kan worden opgesplitst op basis van activiteiten. Elke activiteit heeft een naam die aangeeft welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, zoals briefing, ontwerpen, ontwikkelen, testen, implementeren en ondersteunen. Deze methode van opsplitsen is vooral handig om werkzaamheden te communiceren. Het plannen van medewerkers en het direct communiceren van hun taken kan hiermee efficiënter worden gedaan. Het biedt ook inzicht in het werkelijke gebruik van uren, wat nuttig is voor de planner. Deze methode is vooral geschikt als het belangrijk is om medewerkers precies te vertellen wat ze voor een project moeten doen.
Op tussenresultaat:
Een andere mogelijkheid is om het project op te splitsen op basis van tussenresultaten. Onderdelen van het project krijgen dan namen zoals “Werkplek 1”. Deze methode biedt ook grip op verschillen tussen begrote en werkelijke uren, omdat je per tussenresultaat de verschillen kunt analyseren. Deze aanpak werkt goed als medewerkers weten wat ze moeten doen om een activiteit af te ronden en geen gedetailleerde uitleg nodig hebben vanuit de project planning.
Op discipline:
Het opsplitsen van projecten op basis van discipline is een derde mogelijkheid. Hierbij krijgen de onderdelen van het project de naam van de benodigde discipline, zoals projectmanager, interaction designer of back-end developer. Met deze methode kan een planner eenvoudig de juiste medewerker koppelen aan de vereiste vaardigheden. Deze aanpak vereist minder gedetailleerde planning en bespaart de planner tijd. Het is het meest geschikt wanneer de organisatie werkt met standaard projecten waarbij iedereen weet hoe deze moeten worden uitgevoerd. Hoewel deze methode minimale controle biedt over verschillen tussen verwachte en werkelijke uren, kunnen de resultaten wel per discipline worden geanalyseerd.
Overwegingen
Bij het plannen van werk en het registreren van voortgang en bestede uren hoef je niet altijd hetzelfde detailniveau te hanteren. Een mix van methoden kan worden toegepast, afhankelijk van de behoeften van het project en de medewerkers. Sommige onderdelen kunnen bijvoorbeeld op basis van discipline worden gepland, terwijl andere onderdelen op activiteitsniveau worden gepland. Dit maakt het planningsproces efficiënter en vereenvoudigt de communicatie. Het is echter belangrijk dat medewerkers goed op de hoogte zijn van hun taken en verantwoordelijkheden om deze aanpak succesvol te laten zijn.