Het is belangrijk dat ieder bedrijf een goed verzuimprotocol heeft. Hierin staat welke maatregelen genomen kunnen worden wanneer een medewerker zich langdurig ziek meldt.
Hierbij is het ook belangrijk dat zowel de werknemers als de werkgever op de hoogte zijn van de procedures die gevolgd moeten worden bij een ziekmelding. In dit artikel delen we 4 belangrijke procedures die van toepassing zijn bij ziekmelding op een verzuimprotocol.
Ziekmelding doorgeven aan de juiste persoon
De eerste procedure is dat iedereen weet bij wie hij of zij terecht kan komen wanneer die ziek is. Als een werknemer zich ziek voelt en niet kan werken, is het belangrijk dat deze ziekmelding zo snel mogelijk wordt doorgegeven aan de juiste persoon binnen het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld de leidinggevende, de HR-afdeling of de verzuimcoördinator zijn. Elk bedrijf heeft andere procedures via welk communicatiemiddel, het is daarom belangrijk dat medewerkers weten hoe zij hun ziekmelding kunnen doorgeven.
Verzuimprotocol volgen
Bij een ziekmelding is het van belang dat zowel de werknemer als de werkgever het verzuimprotocol volgen. In het verzuimprotocol staan alle afspraken en procedures die gelden bij ziekteverzuim binnen het bedrijf. Hierbij kan gedacht worden aan het doorgeven van de ziekmelding, het inplannen van een verzuimgesprek en de afspraken rondom de re-integratie van de werknemer. Het verzuimprotocol moet strikt gevolgd worden, hierdoor kunnen misverstanden en problemen worden voorkomen en kan het verzuimproces soepel verlopen.
Verzuimgesprek inplannen
Wanneer iemand zich langdurig ziek meldt dient er een verzuimgesprek te worden ingepland tussen de werknemer en de leidinggevende of de verzuimcoördinator. Het is belangrijk dat dit gesprek plaatsvindt om het welzijn van de medewerkers te begrijpen. Tijdens dit gesprek worden de reden van de ziekmelding en de verwachte duur van het verzuim besproken. Daarnaast kunnen ook eventuele afspraken worden gemaakt over de bereikbaarheid van de werknemer en de te nemen stappen voor de re-integratie. Het is belangrijk dat dit gesprek op een respectvolle en vertrouwelijke manier plaatsvindt, zodat de werknemer zich gehoord en gesteund voelt.
Plan van aanpak opstellen
Na het verzuimgesprek kan er een plan van aanpak gemaakt worden waarin de afspraken en acties rondom de re-integratie van de werknemer worden vastgelegd. In dit plan moeten onder andere worden vastgelegd de doelen voor komende periode, de te nemen stappen en de verantwoordelijkheden van zowel de werknemer als de werkgever. Het is belangrijk dat dit plan zorgvuldig wordt opgesteld en regelmatig wordt geëvalueerd en bijgehouden indien nodig. Op deze manier kan de re-integratie van de werknemer op een gestructureerde en effectieve manier gevolgd worden.