In de accountancy draait je winstgevendheid voor een groot deel om het efficiënt besteden van je tijd. Toch zijn in de praktijk veel van je dagelijkse taken tijdrovend. Denk aan het beheren van klantgegevens, factureren en het bijhouden van de administratie. Met online kantoorbeheer kun je je werk slimmer en sneller doen.
Ontdek wat online kantoorbeheer is en hoe het werkt.
Wat is online kantoorbeheer?
Met online kantoorbeheer beheer je alle kantoorprocessen via een digitaal systeem. Denk aan het bijhouden van klantgegevens, documentbeheer en administratieve taken zoals facturatie. Deze tools worden vaak ‘cloud-based’ genoemd. Dat betekent dat zowel de tools als de data vanaf elke locatie beschikbaar zijn. Dit maakt je een stuk flexibeler als accountant omdat je minder handmatige administratie hebt.
Wat maakt online kantoorbeheer nuttig voor accountants?
Veel ondernemers werken met verschillende softwareprogramma’s voor boekhouding, klantbeheer en administratieve taken. Ondanks dat software je werk efficiënter maakt, kan het beheren van verschillende afzonderlijke tools inefficiënt zijn. Met online kantoorbeheer breng je al deze tools samen in één platform. Dit bespaart je veel tijd en verkleint de kans op fouten. In plaats van dat je gegevens handmatig moet overzetten, houd je alles voortaan centraal bij.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een nieuwe klant aanneemt. Zonder een centraal systeem moet je de gegevens handmatig in verschillende systemen invoeren. Met online kantoorbeheer voer je deze gegevens één keer in. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat je data overal correct verwerkt wordt.
De voordelen van online kantoorbeheer
1. Efficiënter werken met automatisering
Dankzij online kantoorbeheer automatiseer je de vele routinetaken in je onderneming. Facturatie, betalingsherinneringen en zelfs belastingaangiften stel je grotendeels automatisch op en verstuur je direct. Zo verminder je het aantal handmatige stappen aanzienlijk.
Je kunt vaak automatische facturen instellen die je periodiek naar vaste klanten verstuurt. En je houdt gelijk grip op de betalingen die je binnenkrijgt. Betaalt een klant niet? Dan verstuurt het systeem zelf een herinnering. Dit bespaart je een hoop tijd.
2. Toegang tot gegevens vanaf elke locatie
Als accountant werk je vaak vanaf verschillende locaties – bij klanten op kantoor, vanuit huis, of onderweg. Daarom wil je altijd en overal toegang hebben tot je online kantoor. Dit is mogelijk dankzij kantoorbeheer. Zo kun je klantgegevens, lopende projecten en administratieve documenten altijd erbij pakken, zonder dat je gebonden bent aan je computer op kantoor. Voor een spoedvraag pak je simpelweg je tablet of smartphone erbij.
3. Veiligheid en compliance
Een ander belangrijk voordeel van online kantoorbeheer is de ingebouwde beveiligingsmaatregelen voor het beschermen van gevoelige gegevens. Gezien de hoeveelheid vertrouwelijke informatie waarmee je als accountant werkt, is het cruciaal dat deze gegevens altijd goed beschermd zijn. Daarom bieden veel systemen encryptie, automatische back-ups en voldoen ze aan wet- en regelgeving zoals de AVG.
Van kostenpost naar investering voor de lange termijn
Hoewel de overstap naar een online kantoorbeheerplatform een investering kan zijn, leidt het op de lange termijn vaak tot een grote kostenbesparing. De efficiëntere workflow zorgt ervoor dat je minder tijd besteedt aan handmatige taken en meer focus houdt voor je kerntaken. Zo druk je kosten en besteed je je tijd effectiever. Bovendien zijn veel online systemen schaalbaar. Groeit je bedrijf sterk? Dan groeit jouw systeem voor online kantoorbeheer met je organisatie mee.
Begin vandaag nog met online kantoorbeheer
De overstap van online kantoorbeheer kan al met kleine stappen. Denk aan het automatiseren van je facturatie of klantbeheer. De tijd die je hiermee bespaart, is voor veel ondernemers vaak al snel de reden om online kantoorbeheer naar meer processen te integreren.