Met de toenemende eisen aan werknemers om productiever te zijn, effectiever samen te werken en de tijd beter te beheren, beginnen organisaties de waarde in te zien van een oplossing die flexibiliteit kan bieden. Dit stimuleert de vraag naar oplossingen voor flexibele werkplekken (ook bekend als hybride werkplekoplossingen). Deze oplossingen helpen werknemers thuis of op andere externe locaties te werken. In plaats van alleen telewerkprogramma’s te hebben, omarmen bedrijven hybride werkoplossingen waarmee ze de kracht van digitale technologieën en menselijke samenwerking overal en altijd kunnen benutten. Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over het implementeren en beheren van hybride werken in uw organisatie.
Wat is hybride werken?
Hybride werken is het gebruik van technologie om op afstand te werken. Het gaat erom optimaal gebruik te maken van de werkomgeving op afstand en op kantoor, door werknemers in staat te stellen naadloos tussen beide te schakelen. U kunt bijvoorbeeld werknemers naar een locatie sturen waar ze een deel van de dag op afstand werken en de rest van de dag terugkeren naar een kantoor. Dit voorbeeld van “hybride werken” omvat een combinatie van werken op afstand en werken op kantoor.
Waarom is hybride werken belangrijk?
Als je een team hebt van mensen die niet fysiek bij elkaar in de buurt hoeven te zijn, dan heb je de mogelijkheid om een meer flexibel, gedistribueerd personeelsbestand te hebben. Dit kan een aantal voordelen hebben voor uw organisatie, waaronder: – Verhoogde productiviteit. De mogelijkheid om op afstand te werken kan de productiviteit verhogen. Dit komt omdat sommige mensen productiever zijn als ze niet in een fysiek kantoor zijn. De mogelijkheid om op afstand te werken kan deze situatie verbeteren, zodat u hun volledige potentieel kunt benutten. – Lagere kosten. Als uw team verspreid werkt, hoeft u geen geld uit te geven aan dure fysieke faciliteiten. Dit betekent dat u geld kunt besteden aan zaken als opleiding, ontwikkeling en hulpmiddelen. – Verhoogde toegang tot talent. Omdat u zich niet op een vaste locatie hoeft te bevinden, kunt u uw team toegang bieden tot een bredere talentenpool. Dit kunnen ook mensen zijn die buiten een traditionele kantoorlocatie wonen.
Best practices voor de implementatie van hybride werken
Omdat hybride werken een relatief nieuwe praktijk is, zijn er niet veel gegevens over de effectiviteit van specifieke best practices voor de implementatie ervan. Uit de beschikbare gegevens over programma’s voor werken op afstand blijkt echter dat de meeste organisaties moeite hebben om programma’s voor werken op afstand succesvol te implementeren. Daarom is het belangrijk na te gaan wat er mis kan zijn gegaan bij de implementatie van het programma van uw organisatie. Om een succesvolle implementatie te garanderen, moeten organisaties deze best practices in overweging nemen: – Begin klein. Het is van cruciaal belang dat u klein begint bij de implementatie van een programma voor werken op afstand. Wanneer u voor het eerst begint met het implementeren van werken op afstand, moet u ervoor zorgen dat u een proefprogramma hebt dat beperkt is tot een klein aantal mensen. Dit kan u helpen om eventuele problemen met uw programma vroegtijdig te identificeren en de nodige aanpassingen te maken. – Zorg voor de juiste mensen. Voordat een programma effectief kan zijn, is het belangrijk om de juiste mensen voor het programma te identificeren. Wanneer u beslist wie u in uw programma voor werken op afstand opneemt, moet u overwegen: – Wie is het meest waarschijnlijk geïnteresseerd in het programma? – Wie heeft de nodige vaardigheden om het programma optimaal te benutten? – Wie zou daadwerkelijk gebruik maken van het programma? – Wie zou bereid zijn te verhuizen? – Hoe is hun huidige balans tussen werk en privé? – Hoe bereid zijn ze om een nieuwe rol aan te nemen? – Hoe bereid zijn hun familie/vrienden/relaties om hun nieuwe rol te ondersteunen? – Wie is de beste kandidaat voor een opleiding? – Hoe waarschijnlijk is het dat de persoon beschikbaar zal zijn voor het programma? – Welk niveau van ondersteuning heeft u nodig? – De rollen in kaart brengen. Nadat u de mensen hebt geïdentificeerd die zullen worden opgenomen in uw programma voor werk op afstand, kunt u de rollen van elke persoon in kaart brengen. Dit kan u helpen om ervoor te zorgen dat elke persoon de rol vervult die hem is toegewezen. – Breng de verwachtingen in kaart. Voordat elke persoon met zijn rol begint, is het belangrijk om de verwachtingen in kaart te brengen over hoe de persoon zijn hulpmiddelen en toegang op afstand zal gebruiken. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat de persoon zijn tools gebruikt op een manier die consistent is met hoe u ze op kantoor zou gebruiken. – Plan de planning. Een van de grootste uitdagingen bij het implementeren van programma’s voor werken op afstand is ervoor te zorgen dat iedereen het juiste schema heeft. Dit kan vooral een uitdaging zijn met werk op afstand. Om ervoor te zorgen dat iedereen het juiste schema heeft, moet u het schema van elke persoon en het schema van de organisatie plannen. – De juiste hulpmiddelen. Een van de grootste uitdagingen bij het implementeren van programma’s voor werken op afstand is ervoor zorgen dat de tools goed werken. Voordat individuen beginnen met het gebruik van hulpmiddelen op afstand, moeten ze ervoor zorgen dat ze: – Controleren of de tools goed werken. – Controleren of de hulpmiddelen op afstand goed werken. – Controleer of de beveiligingsinstellingen correct zijn. – Zoek een mentor.
Kernpunten
* Hybride werken is het gebruik van technologie om op afstand te werken. * Hybride werken is een belangrijke trend voor organisaties omdat het werknemers meer flexibiliteit biedt. * Er zijn een aantal best practices die organisaties kunnen helpen hybride werken succesvol te implementeren. * Organisaties kunnen klein beginnen bij het implementeren van werken op afstand, de juiste mensen voor het programma aanwijzen, ervoor zorgen dat ze de juiste hulpmiddelen gebruiken en hun schema’s plannen.